Organizzare una convention aziendale non è mica facile. Iniziamo con il dire che non sempre le idee sono chiare e questo può portare a scelte sbagliate che deludono i partecipanti e non ci fanno raggiungere l’obiettivo prefissato.

Avete bisogno di creare confronto con le varie parti dell’impresa e della direzione? Si può lavorare per creare uno spazio di condivisione fra dirigenti e manager, un’opportunità dove il marchio aziendale funge da collante.
Per noi addetti ai lavori è fondamentale capire esattamente cosa si vuole mettere in campo, ci sono regole base che tutti usano per “creare una convention di successo”, ma non è sufficiente seguirle pedestremente e molti di voi sicuramente lo sanno.

Organizzare una convention aziendale

Di certo sappiamo che per stimolare l’orgoglio di appartenenza nel cuore dei dipendenti dobbiamo mettere in campo le emozioni. Sappiamo anche che le convention accrescono le relazioni fra i vari comparti e fanno sentire partecipi e consapevoli degli obiettivi del business di riferimento. Per offrire una prospettiva nuova ai partecipanti potremmo invitare dei relatori di rilievo, ad esempio degli esperti del settore.
Un altro classico è coinvolgere intenditori nella ricerca di mercato che, con dati alla mano, possono dare struttura alle teorie. Sicuramente esperti di tecnologia possono offrire spunti interessanti verso nuovi strumenti che supporteranno l’azienda. È importante che le persone che collaborano con voi alla crescita dell’azienda vedano la convention come la possibilità di acquisire nuove conoscenze sul loro lavoro.

Tutto bello ed interessante… ma com’è il programma? Questo è un altro punto chiave!

Sapete che nessuno e intendo anche davanti ad un argomento interessante, può mantenere l’attenzione per più di 20 minuti? E poi dopo quei 20 minuti cosa si può fare per rialzare la soglia di attenzione? Sicuramente strutturare il programma in maniera efficace aiuta moltissimo a far passare bene i messaggi e a lasciare un’ottima impressione nei partecipanti.

Riassumendo sino a qui: poche cose, importanti e gestite subito… cosa intendiamo per gestite?
Se nei contenuti della convention ci sono argomenti da trasportare nella vita quotidiana dei team aziendali, è importante che non restino solo teoria, devono legarsi alla parte immaginativa e intuitiva di ogni partecipante, dando vita ad un “modello” esemplificativo. Bene, quindi rendere i contenuti adatti è fondamentale, incorporarli nel contesto e farli diventare parte integrante dell’intero concetto creativo che andrà declinato in ogni piccola e apparentemente insignificante parte dell’evento.

Poi il contesto… dove svolgere la convention? Legato al significato che vogliamo trasmettere, il contesto diventa un elemento a nostro favore.
E ancora troviamo il ritmo! Momenti di ascolto, di formazione, altri di interazione e non dimentichiamo le pause… tutto deve essere ben orchestrato senza mai perdere di vista l’obiettivo.

Come scegliere la location

La convention è il momento in cui il brand prende forma e vita, gli elementi di comunicazione, gli allestimenti, la parte scenografica, ne è il contenitore.

Molti preferiscono cercare la location e in base a quella adattarsi con gli allestimenti, tecnica apparentemente interessante. Vero è che la location indica lo stile del convegno, ma se distaccata dal contesto dell’evento, dal suo concept, non servirà da sola a rendere giustizia all’immagine dell’azienda.

Infatti, un altro tema importante è “a chi assegnare l’organizzazione della convention?” Parliamo delle figure interne, quelle persone che sono a pieno titolo i detentori dell’immagine aziendale, che ne conoscono tutte le sfaccettature, che sanno come poter mettere a proprio agio chi dovrà fornire i contenuti, che conoscono i fornitori abituali. Insomma, quelle risorse che un team fluido, come quello di CTT, possono affiancare, per portare in un gruppo di lavoro allargato tutte le competenze specifiche per la buona realizzazione dell’evento.

Team fluido e convention

Ma proprio team fluido? Esatto, nessun errore di battitura.
In cosa consiste il team fluido? Di solito si lavora accettando un progetto e lo si gestisce con il gruppo abituale di lavoro, il team fluido permette di andare oltre, chiamando ad unirsi al progetto diversi specialisti, adatti sia alla consulenza legata alla comunicazione sia alla messa a terra di tutti gli aspetti che compongono l’evento.
Lavorare in team non è scontato, richiede competenze aggiornate, riconoscimento del valore dei professionisti coinvolti, ascolto e propensione alla crescita personale e lavorativa attraverso l’esperienza.

Quindi torniamo alla domanda iniziale: perché fare una convention aziendale?
È un impegno che può portare molti risultati tangibili, ma richiede chiarezza su ciò che volete dai vostri collaboratori.
Non vi diciamo di rendere speciale il vostro evento da soli perché a quello ci pensano i professionisti, ma voi potete cominciare nel modo giusto, cioè dai contenuti dell’incontro!

Se pensate possa esservi utile un incontro di consulenza, siamo a vostra disposizione.